1. Zweck: Diese Verfahrensanweisung beschreibt das Auditwesen der Pluripac GmbH
2. Geltungsbereich: Diese Verfahrensanweisung gilt für alle Bereiche und Mitarbeiter der Pluripac GmbH, die Einfluss auf Qualität, Produktsicherheit, Legalität und Authentizität der Produkte haben.
3. Prozesseigner: Qualitätsmanagement

Das Auditwesen umfasst:

• Interne Audits (System-, Prozess- und Produktaudits)
• Externe Zertifizierungsaudits (z. B. IFS Food, BIO)
• Kundenaudits
• Behördenaudits
• Lieferantenaudits

Ziel des Auditwesens ist die systematische Überprüfung der:

• Wirksamkeit des Qualitäts- und Lebensmittelsicherheitsmanagementsystems
• Umsetzung des HACCP-Konzeptes
• Einhaltung gesetzlicher Anforderungen
• Erfüllung der Anforderungen des IFS Food Standards
• Einhaltung der BIO-Vorgaben
• Umsetzung kundenspezifischer Anforderungen
• Sicherstellung der Konformität freigegebener Lieferanten

Durch das Auditwesen wird die Aufrechterhaltung, kontinuierliche Verbesserung und Anpassung des QM-Systems an interne und externe Anforderungen sichergestellt.

Sie gilt für interne sowie externe Audits.

Audit
Systematische, unabhängige und dokumentierte Überprüfung zur Feststellung, ob festgelegte Anforderungen erfüllt sind.

Internes Audit
Audit durch qualifizierte Mitarbeiter der Pluripac GmbH.

Externes Audit
Audit durch externe Stellen (z. B. Zertifizierungsstelle, BIO-Kontrollstelle, Kunde oder Behörde).

Lieferantenaudit
Audit bei einem Lieferanten zur Überprüfung der Einhaltung vereinbarter Qualitäts-, Sicherheits-, Legalitäts- und Spezifikationsanforderungen.

Auditor
Qualifizierte Person mit Kenntnissen in IFS, HACCP und Auditmethodik. Interne Auditoren dürfen nicht den eigenen Verantwortungsbereich auditieren.

Abweichung
Nichterfüllung einer festgelegten Anforderung (gesetzlich, normativ oder intern).

Korrekturmaßnahme
Maßnahme zur Beseitigung der Ursache einer festgestellten Abweichung (inkl. Ursachenanalyse).

Management-Review
Bewertung der Ergebnisse des Auditwesens durch die Geschäftsführung.

Geschäftsführung
Gesamtverantwortung für das Auditwesen
Bewertung der Auditberichte
Entscheidung über Maßnahmen

Abteilung QM
Erstellung des jährlichen Auditplans für interne Audits
Koordination und Begleitung externer Audits
Ansprechpartner für Zertifizierungsstellen, BIO-Kontrollstellen und Kunden
Überwachung der Korrekturmaßnahmen
Archivierung der Auditunterlagen

HACCP-Team / Lebensmittelsicherheitsgruppe
Kommunizieren der Auditergebnisse an Geschäftsführung und Mitarbeiter

Interne Auditoren
Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation interner Audits
Durchführung geplanter Lieferantenaudits

Die Abteilung QM erstellt jährlich einen Auditplan

Grundlagen:

• Gefahrenanalyse und Risikobewertung (HACCP)
• Ergebnisse vorheriger Audits
• Reklamationen und Vorfälle
• Prozessänderungen
• Anforderungen des IFS Food Standards
• gesetzliche Änderungen

Die Planung erfolgt risikobasiert.

Außerplanmäßige interne Audits können durch die Geschäftsführung veranlasst werden.

Externe Audits umfassen insbesondere:

- IFS-Zertifizierungsaudits (angekündigt oder unangekündigt) - BIO-Kontrollaudits - Kundenaudits - Behördenaudits

Der QMB koordiniert die Terminabstimmung und informiert die betroffenen Bereiche rechtzeitig.

Grundlagen für die Entscheidung über ein Lieferantenaudit sind:

• Risikoeinstufung des Lieferanten (Rohstoff, Herkunft, Einfluss auf Produktsicherheit)
• Reklamationen oder Qualitätsprobleme
• fehlende oder unzureichende Zertifizierungen
• gesetzliche Anforderungen
• kundenspezifische Forderungen

Lieferantenaudits können erfolgen als:

• Vor-Ort-Audit beim Lieferanten
• Remote-Audit
• Dokumentenaudit (z. B. Zertifikatsprüfung)

Die Ergebnisse fließen in die Lieferantenbewertung und Freigabeentscheidung ein.

Grundlagen:

• QM-Handbuch
• HACCP-Dokumentation
• Verfahrens- und Arbeitsanweisungen
• Spezifikationen
• IFS Food Standard
• gesetzliche Vorgaben
• Kundenspezifikationen

Der Auditor bereitet das Audit anhand dieser Unterlagen vor.

Vor externen Audits erfolgt eine interne Vorbereitung:

• Aktualitätsprüfung der Dokumentation
• Kontrolle relevanter Aufzeichnungen
• Information der betroffenen Mitarbeiter
• ggf. internes Voraudit

Vor einem Lieferantenaudit werden geprüft:

• Lieferantenfragebogen
• Zertifikate (GFSI-anerkannte Zertifikate)
• Spezifikationen
• bisherige Reklamationen
• Ergebnisse der Lieferantenbewertung

Interne Audits werden gemäß Auditplan durchgeführt.

Nachweise erfolgen durch:

• Dokumentenprüfung
• Sichtprüfung
• Befragung von Mitarbeitern
• Prüfung von Aufzeichnungen
• Produktaudits

Feststellungen werden im FB-QM-010 Auditbericht dokumentiert.

Nicht belegbare oder nicht nachvollziehbare Aussagen stellen eine Abweichung dar.

Externe Audits werden durch die jeweilige externe Stelle durchgeführt.

Der QMB begleitet das Audit und koordiniert:

• Bereitstellung der Unterlagen
• Betriebsrundgänge
• Interviews
• Klärung offener Punkte

Die Ergebnisse externer Audits werden bewertet und intern nachverfolgt.

Die Durchführung und Dokumentation erfolgt anhand Formblatt Lieferantenaudit noch erstellen

Die Gesamtbewertung erfolgt gemäß Formblatt FB-QM-010.

Bei externen Audits gilt zusätzlich das jeweilige Bewertungssystem (z. B. IFS-Bewertungssystem).

Schwerwiegende Abweichungen (z. B. KO-Anforderungen, relevante BIO-Verstöße oder kritische Kundenabweichungen) werden unverzüglich der Geschäftsführung gemeldet.

Für jede festgestellte Abweichung (intern oder extern) werden festgelegt:

• Beschreibung der Abweichung
• Ursachenanalyse
• Korrekturmaßnahme
• Verantwortlicher
• Umsetzungsfrist
• Wirksamkeitskontrolle

Die Dokumentation erfolgt im Formblatt FB-QM-010 Auditbericht oder im externen Auditbericht.

Der QM-Beauftragte überwacht die fristgerechte Umsetzung.

Nach Umsetzung der Maßnahme wird die Wirksamkeit überprüft durch:

• Dokumentenprüfung
• Vor-Ort-Kontrolle
• ggf. Nachaudit

Erst nach bestätigter Wirksamkeit wird die Abweichung geschlossen.

Die Ergebnisse aller internen und externen Audits fließen in das Management-Review ein. Festgelegte Maßnahmen werden dokumentiert und nachverfolgt.

Folgende Unterlagen werden durch die QM-Abteilung archiviert:

• Auditplan
• Auditberichte
• externe Auditberichte (IFS, BIO, Kunde, Behörde)
• Abweichungs- und Maßnahmenverfolgung
• Nachweise der Wirksamkeitsprüfung
• Protokolle der Managementbewertung

Die Aufbewahrung erfolgt für 10 Jahre.

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