Inhaltsverzeichnis
 | Dokumentenablage im Rezeptursystem scale-connect | AA-QM-001 | Version 003 |
| Rolle | Signatur | |
|---|---|---|
| Geprüft | Geschäftsführung | Michael Pfißtner 2026/06/08 14:40 |
| Freigegeben | QM | Susann Teuscher 2026/06/08 21:50 |
Grundsätzliches
1. Zweck: Diese Arbeitsanweisung regelt die Verantwortlichkeiten und das Vorgehen bei der Ablage prüfrelevanter Dokumente im Rezeptursystem Scale-Connect, um eine vollständige und nachvollziehbare Dokumentation sicherzustellen.
2. Geltungsbereich: Diese Arbeitsanweisung gilt für die gesamte Pluripac GmbH.
3. Prozesseigner: Qualitätsmanagement
Flowchart
Arbeitsanweisung: Dokumentenablage im Rezeptursystem Scale-Connect
1. Zuständigkeiten
Die Ablage prüfrelevanter Dokumente erfolgt durch die Mitarbeitenden der Verwaltung nach Rücksprache mit der Geschäftsleitung oder der Abteilung QM.
2. Vorgehen
2.1 Upload in der Artikelverwaltung
- Der Upload von Dokumenten in der Artikelverwaltung erfolgt über die Funktion „Upload“ im Programm Scale-Connect.
- Es können ausschließlich PDF-Dokumente hochgeladen werden.
- Der Dateiname muss aus der sechsstelligen Artikelnummer und der Dateiendung .pdf bestehen.
- Dokumente mit abweichenden Dateiformaten oder Dateinamen werden systemseitig nicht akzeptiert.
2.2 Upload in der Lagerverwaltung
- Der Upload erfolgt direkt in der Lagerverwaltung.
- Hierzu wird in der entsprechenden Zeile die Funktion „Ansehen“ geöffnet.
- Über die Schaltfläche „Upload Analysenzertifikat“ wird das gewünschte PDF-Dokument hochgeladen.
- Eine Umbenennung der Datei ist hierbei nicht erforderlich.
2.3 Zuordnung der Dokumente
| Produkt | Artikelverwaltung | Lagerverwaltung |
|---|---|---|
| Rohstoff | Produktspezifikation | Analysenzertifikat (CoA) |
| Dosen | Konformitätserklärung | Technisches Datenblatt |
| Deckel | Konformitätserklärung | Technisches Datenblatt |
| Sachet-/Stickfolie | Konformitätserklärung | Druckbild |
| Doybags | Konformitätserklärung | Druckbild (falls verfügbar) |
| Membrandose + Deckel | Konformitätserklärung | Druckbild |
| Alufolie Blister | Konformitätserklärung | Druckbild |
| Tiefziehfolie | Konformitätserklärung | Analysenzertifikat (CoA) |
| Dosierlöffel | Konformitätserklärung | Technisches Datenblatt |
| Deckelsleeve | Konformitätserklärung | Datenblatt (falls verfügbar) |
| Faltschachtel | Konformitätserklärung | Druckbild (falls verfügbar) |
| Etiketten | Konformitätserklärung | Druckbild (falls verfügbar) |
| Trockensäckchen | Konformitätserklärung | Technisches Datenblatt |
| Füllmaterial (Foam) | Konformitätserklärung | Technisches Datenblatt |
2.4 Nicht zulässige Dokumente
- Der Upload von Lieferscheinen in das Programm Scale-Connect ist nicht zulässig.
- Lieferscheine werden ausschließlich gemäß den geltenden Vorgaben der Dokumentenlenkung archiviert.
3. Anforderungen an die Dokumentenablage
- Dokumente müssen vollständig, lesbar und aktuell sein.
- Vor dem Upload ist sicherzustellen, dass die Datei dem richtigen Artikel oder Lagerbestand zugeordnet wird.
- Veraltete Dokumente sind durch aktuelle Versionen zu ersetzen.
- Die Dokumentenablage dient als Nachweis gegenüber Kunden, Behörden und Zertifizierungsstellen.
4. Verantwortlichkeit
Die Verantwortung für die korrekte Ablage und Pflege der Dokumente liegt bei den zuständigen Mitarbeitenden der Verwaltung. Die Abteilung QM überwacht die Einhaltung dieser Arbeitsanweisung im Rahmen regelmäßiger Systemprüfungen.
Diese Arbeitsanweisung ist verbindlich für alle Mitarbeitenden, die Dokumente im Rezeptursystem Scale-Connect verwalten. Änderungen oder Abweichungen bedürfen der Genehmigung durch die Geschäftsleitung.
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