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Inhaltsverzeichnis
 | Interne Kommunikation | VA-PP-004 | Version 003 |
| Rolle | Signatur | |
|---|---|---|
| Geprüft | Geschäftsführung |  |
| Freigegeben | QM | |
Grundsätzliches
1. Zweck: Diese Verfahrensanweisung beschreibt die Planung, Organisation und Durchführung der internen Kommunikation innerhalb der Pluripac GmbH.
2. Geltungsbereich: Diese Verfahrensanweisung gilt für die komplette Pluripac GmbH.
3. Prozesseigner: Geschäftsführung
Abkürzungsverzeichnis
| Abkürzung | Definition |
|---|---|
| LMSG | Lebensmittelsicherheitsgruppe (= HACCP-Team) |
Prozessschaubild
Geschäftsführung / Führungskräfte] C --> D[Weitergabe an Teams
und LMSG] D --> E[Rückmeldungen / Vorschläge] E --> F{Maßnahmen nötig?} F -->|Ja| G[Prüfung & Umsetzung] F -->|Nein| H([Ende]) G --> H
Prozessbeschreibung
Ziele der internen Kommunikation sind:
- Sicherstellung eines strukturierten Informationsflusses
- Transparenz bei Entscheidungen und Veränderungen
- Unterstützung der Unternehmensziele
- Förderung von Qualität und Lebensmittelsicherheit
- Stärkung von Motivation und Verantwortungsbewusstsein
Die interne Kommunikation ist ein wesentliches Führungsinstrument.
1. Zuständigkeiten
Die Planung und Strukturierung der internen Kommunikation obliegt der Geschäftsleitung.
Die Führungskräfte und die Mitglieder der Lebensmittelsicherheitsgruppe sind verantwortlich für:
- zielgerichtete Weitergabe relevanter Informationen
- Aufnahme und Weiterleitung von Rückmeldungen aus den Teams
- Förderung einer offenen und konstruktiven Kommunikationskultur
2. Vorgehen
2.1 Ziele der internen Kommunikation
Die interne Kommunikation erfüllt insbesondere folgende Aufgaben:
- Gewährleistung einer zielorientierten Arbeitsatmosphäre
- Sicherstellung reibungsloser Arbeitsabläufe
- Führung und Zielorientierung der Beschäftigten
- Förderung einer motivierenden Unternehmenskultur
- Unterstützung der Mitarbeiterzufriedenheit
- Transparenz bei Änderungen, Prozessen und Entscheidungen
2.2 Grundsätze der Zusammenarbeit
- Wir arbeiten in zielorientiert zusammengesetzten Teams.
- Wir fördern effektive Teamarbeit zur kontinuierlichen Verbesserung.
- Unsere Zusammenarbeit ist partnerschaftlich und respektvoll.
- Führung erfolgt situativ und verantwortungsbewusst.
- Jeder Mitarbeiter fühlt sich für Qualität und Ergebnis verantwortlich.
- Probleme werden direkt, sachlich und fair angesprochen.
- Wir sprechen miteinander – nicht übereinander.
- Eigenverantwortliches und ehrliches Handeln ist Grundlage unserer Arbeit.
2.3 Kommunikationsformate
Die interne Kommunikation erfolgt strukturiert durch:
- regelmäßige, kurze Meetings
- bereichsbezogene Besprechungen
- Informationsweitergabe durch geeignete Medien (z.B. Präsentationen, Bildmaterial, Videos)
- erforderliche Dokumentationen oder Protokolle
In allen relevanten Meetings sind die Themen Qualität und Hygiene fester Bestandteil der Tagesordnung.
2.4 Rolle der Lebensmittelsicherheitsgruppe (LMSG)
Die Lebensmittelsicherheitsgruppe hat die Aufgabe:
- relevante betriebliche Informationen
- Änderungen
- neue Prozesse
- Arbeitsanweisungen
- lebensmittelsicherheitsrelevante Sachverhalte
von der Geschäftsleitung in alle Ebenen des Unternehmens zu kommunizieren.
Die regelmäßigen Treffen der Lebensmittelsicherheitsgruppe gewährleisten außerdem, dass Informationen aus den operativen Bereichen an die Geschäftsleitung zurückfließen. Damit wird ein strukturierter Informationsaustausch in beide Richtungen sichergestellt.
Die Treffen werden auf dem Formblatt FB-PP-003 Besprechungsprotokoll LMSG dokumentiert.
2.5 Beteiligung der Mitarbeiter
In Meetings haben Mitarbeiter die Möglichkeit:
- Verbesserungsvorschläge einzubringen
- Wünsche und Anträge zu äußern
- konstruktive Kritik vorzubringen
Alle Vorschläge werden ernst genommen, geprüft und hinsichtlich ihrer Umsetzbarkeit bewertet.
Die Mitarbeiter werden über das Ergebnis der Prüfung informiert.
Damit wird die aktive Beteiligung am kontinuierlichen Verbesserungsprozess sichergestellt.
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