1. Zweck: Diese Verfahrensanweisung beschreibt das Lieferantenmanagement der Pluripac GmbH. Ziel ist die Sicherstellung, dass nur qualifizierte und freigegebene Lieferanten eingesetzt werden, um die Anforderungen an Produktsicherheit, Qualität und Legalität gemäß IFS Food zu erfüllen.
2. Geltungsbereich: Diese Verfahrensanweisung gilt für alle Lieferanten von Rohstoffen, Verpackungsmaterialien und Dienstleistungen.
3. Prozesseigner: Qualitätsmanagement

Jeder Lieferant im Bereich Lebensmittel (z.B. Rohstofflieferant) wird vor Erstbestellung durch den QMB oder durch das HACCP-Team freigegeben und die Freigabe wird in der jährlichen Lieferantenbewertung dokumentiert. Als wichtigstes Kriterium können wir folgenden Punkt an dieser Stelle hervorheben: Eine GFSI anerkannte Zertifizierung unserer Lieferanten (GFSI: Global Food Safety Initiative, wie z.B. IFS Food, FSSC 22000) ist das relevanteste Kriterium für unsere Lieferantenauswahl. Zur Befragung der Lieferanten kann das Formblätter FB-EK-001 Lieferantenfragebogen verwendet werden.

Rohstofflieferanten:

• Zertifizierung (IFS, FSSC 22000 oder vergleichbar)
• Produktspezifikation
• chargenbezogenes Analysenzertifikat (CoA) mit Reinheitsanforderungen
• Angaben zu Allergenen, GVO und Bestrahlung
• Food-Grade oder Pharmaqualität (EP, USP)

Verpackungslieferanten:

• Konformität gemäß EU 1935/2004
• Konformitätserklärung inkl. Migration

Bio-Lieferanten:

• gültige Bio-Zertifizierung

Dienstleister:

• Nachweis der fachlichen Qualifikation
• ggf. Akkreditierung (z.B. Labore)

Eine Ausnahmesituation kann durch eine Krise (wie z.B. Krieg) entstehen und dann muss unser Lieferantenmanagement unter Erfüllung unserer unternehmerischen Sorgfaltspflichten neu betrachtet werden.

Unsere Lieferanten im Bereich Lebensmittel werden einmal jährlich durch unseren Einkauf in Zusammenarbeit mit dem QMB oder dem HACCP-Team mittels FB-EK-002 Lieferantenbewertung für das gesamte Vorjahr bewertet. Dabei werden folgende Kriterien geprüft und mittels einer Skala von 1 bis 20 bewertet:

• Vorhandensein eines zertifizierten Qualitätsmanagementsystems (keine Punktabstufung möglich; 0 Punkte = keine Zertifizierung, 20 Punkte = GFSI anerkannte Zertifizierung (GFSI: Global Food Safety Initiative)
• Preis-Leistungs-Verhältnis
• Einhaltung der Liefertermine
• Kundenservice/Zusammenarbeit
• Flexibilität
• Qualität der gelieferten Waren (Ergebnisse aus Wareneingangsprüfungen, Reklamationsauswertung)
• Aktualität der Spezifikationen, meint hier die proaktive Information des Lieferanten an die Pluripac GmbH

Aus diesen Punkten wird eine Summe gebildet, die anschließend eine Einteilung in A-, B- und C-Lieferanten ergibt.

Die Ergebnisse der Lieferantenbewertung werden bei erstmaliger Bewertung sowie bei Veränderungen dem Lieferanten in einem Telefonat mitgeteilt.

Die Einstufung erfolgt anhand der Bewertung:

• A-Lieferant: freigegeben
• B-Lieferant: freigegeben mit Beobachtung
• C-Lieferant: gesperrt

Angelieferte Waren dürfen nur von A- und B-Lieferanten angenommen werden. C-Lieferanten sind für weitere Bestellungen und Anlieferungen gesperrt. Bei Abstufung von A nach B erfolgt immer eine Maßnahme, welche im FB-EK-002 Lieferantenbewertung beschrieben wird, das kann z.B. die Durchführung eines Lieferantenaudits sein.

Alle Lieferanten, bei welchen bestellt werden darf, sind im FB-EK-003 Lieferantenliste gelistet. Dieses Formblatt wird jährlich im Zuge der Lieferantenbewertung geprüft und aktualisiert.

In Ausnahmesituationen (z. B. Lieferengpässe, Krisen) können Lieferanten temporär freigegeben werden, sofern:

• eine Risikoabschätzung durchgeführt wurde
• Mindestanforderungen erfüllt sind
• Freigabe durch QMB und Geschäftsleitung erfolgt

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