1. Zweck: Diese Verfahrensanweisung regelt Verantwortlichkeiten und das Vorgehen beim Wareneingang.
2. Geltungsbereich: Lager & Logistik und QM
3. Prozesseigner: QM

Die für die Warenannahme beteiligten Personen haben diese Verfahrensanweisung beim Wareneingang anzuwenden, um alle eingehenden Produkte und Materialien auf ihre Richtigkeit und Unversehrtheit zu prüfen. Alle durchgeführten Wareneingangskontrollen sind vollständig und nachvollziehbar zu dokumentieren. Die Aufzeichnungen sind gemäß den geltenden Dokumentationsvorgaben aufzubewahren. Die Rückverfolgbarkeit zu Lieferschein, Charge und Lieferant muss jederzeit gewährleistet sein.

Grundsätzlich werden alle Anlieferungen zunächst als gesperrt behandelt und im Quarantänebereich zwischengelagert.

Jeder Wareneingang wird im FB-LL-001 Wareneingangskontrolle dokumentiert.

ACHTUNG:
Die Mengen der Anlieferung müssen gezählt werden und mit der Menge des Lieferscheines verglichen werden!
Die gezählte Menge der Anlieferung wird dann auf dem Lieferschein quittiert.

Die Durchführung der Zustands- und Verpackungskontrolle ist verpflichtend.

Die Entscheidung über Freigabe, Sperrung oder weitere Maßnahmen erfolgt durch die Abteilung QM.

Gesperrte Ware ist eindeutig zu kennzeichnen (Sperrklebeband).

Rechtliche Anforderungen Die angelieferte Ware muss den geltenden gesetzlichen Vorschriften, insbesondere den lebensmittelrechtlichen Bestimmungen der Europäischen Union, entsprechen.

Im Rahmen der Wareneingangskontrolle ist insbesondere darauf zu achten, dass:

• die Ware sicher ist und keine Anzeichen von Verderb, Verunreinigung oder Schädlingsbefall aufweist
• die Kennzeichnung vollständig und korrekt ist (z. B. Bezeichnung, Charge, MHD)
• die Rückverfolgbarkeit durch eindeutige Zuordnung zu Lieferant, Lieferschein und Charge gewährleistet ist
• die Ware den vereinbarten Spezifikationen entspricht
• erforderliche Dokumente vorliegen (z. B. Analysenzertifikat, Konformitätserklärung)
• Transportbedingungen eingehalten wurden (z. B. Sauberkeit, Temperatur, Unversehrtheit)

Abweichungen sind gemäß dem festgelegten Verfahren für Nichtkonformitäten zu behandeln.

Bei Eintreffen der Ware muss das Transportfahrzeug auf Sauberkeit, Geruch, Temperatur, Trockenheit und Schädlingsfreiheit kontrolliert werden. Die Dokumentation erfolgt im Formblatt FB-LL-001 Wareneingangskontrolle und dem Wareneingangsstempel.

Beim Wareneingang von Rohstoffen ist sicherzustellen, dass:

• Artikelbezeichnung und Menge mit dem Lieferschein übereinstimmen
• Kennzeichnung mit Begleitdokumenten (z. B. Lieferschein) übereinstimmt
• Chargennummer und MHD übereinstimmen
• Mindesthaltbarkeit von 6 Monaten gegeben ist
• Prüfung auf Unversehrtheit, Originalversiegelung und Beschädigungen

Zusätzlich:

• Analysenzertifikat / Spezifikation muss vorliegen

Freigabe: Erfolgt erst nach vollständiger Prüfung der Analysenzertifikate und der Spezifikation durch Einlagerung aus dem Quarantänebereich ins Hauptlager und Einbuchung ins System scale-connect.

Bioware zusätzlich:

• Bio-Hinweis vorhanden
• korrekte Codenummer auf Ware und Dokumenten

Bei Eintreffen der Ware muss das Transportfahrzeug auf Sauberkeit, Geruch, Trockenheit und Schädlingsfreiheit kontrolliert werden. Die Dokumentation erfolgt im Formblatt FB-LL-001 Wareneingangskontrolle und dem Wareneingangsstempel.

Beim Wareneingang von Primärverpackungsmitteln ist sicherzustellen, dass:

• Artikelbezeichnung und Menge mit dem Lieferschein übereinstimmen
• Kennzeichnung mit Begleitdokumenten (z. B. Lieferschein) übereinstimmt
• Verpackung unbeschädigt und sauber ist
• keine Verunreinigungen, Schädlinge oder Fremdkörper vorhanden sind
• Spezifikationen (falls vorhanden) eingehalten werden

Besonderes Augenmerk auf:

• hygienischen Zustand
• Eignung für den direkten Produktkontakt
• Vermeidung von Kontaminationsrisiken

Zusätzlich:

• Konformitätserklärung muss vorliegen

Freigabe: Erfolgt erst nach vollständiger Prüfung der Konformitätserklärung durch Einlagerung aus dem Quarantänebereich ins Hauptlager und Einbuchung ins System scale-connect.

Bei Eintreffen der Ware muss das Transportfahrzeug auf Sauberkeit, Geruch, Trockenheit und Schädlingsfreiheit kontrolliert werden. Die Dokumentation erfolgt im Formblatt FB-LL-001 Wareneingangskontrolle und dem Wareneingangsstempel.

Beim Wareneingang ist sicherzustellen, dass:

• Lieferung vollständig und korrekt ist
• Verpackung unbeschädigt ist
• keine offensichtlichen Mängel vorliegen

Je nach Art der Ware zusätzlich:

• Prüfung von Sicherheitskennzeichnung (z. B. Gefahrstoffe)
• getrennte Lagerung gemäß Vorgaben

Freigabe: Nach erfolgreicher Sicht- und Plausibilitätsprüfung.

Werden bei der Wareneingangskontrolle Abweichungen oder Nichtkonformitäten festgestellt, ist die Annahme der Lieferung je nach Schwere der Abweichung ganz oder teilweise zu verweigern.

Bei Teilbeanstandungen sind konforme und nichtkonforme Teilmengen eindeutig zu trennen und getrennt zu behandeln.

Werden Nichtkonformitäten erst nach der Einlagerung im Quarantänebereich festgestellt, ist die betroffene Ware eindeutig zu kennzeichnen und zu sperren.

In beiden Fällen ist eine Bewertung der Abweichung durch die Abteilung QM vorzunehmen. Gegebenenfalls ist eine Reklamation an den Lieferanten einzuleiten.

Die weitere Vorgehensweise (z. B. Rücksendung, Freigabe unter Vorbehalt oder Entsorgung) wird auf Basis der Bewertung festgelegt und im FB-QM-012 Fehlermeldeprotokoll dokumentiert.

Der Ablauf im Umgang mit Nichtkonformitäten ist in dieser Verfahrensanweisung beschrieben: VA-QM-008 Lenkung fehlerhafter Produkte

Nach erfolgreicher Freigabe bucht ein Mitarbeiter der Abteilung QM anhand der Bestellungen den Zugang durch Eingabe der Liefermenge sowie Eintrag von Charge und MHD in das System scale-connect ein.

Zusätzlich wird ein Pflichtdokument (z. B. CoA) zur jeweiligen Liefercharge im System hinterlegt. Ohne Upload des Pflichtdokuments kann systemseitig kein Auftrag mit der eingebuchten Ware gestartet werden.

Automatisch wird während des Einbuchens durch das System scale-connect ein Etikett bzw. ein Palettenaufkleber generiert.

Die Mitarbeiter im Bereich Lager & Logistik lagern die freigegebene Ware ins Hauptlager in den jeweiligen vorgesehenen Bereich (z. B. Vitamine, etc.) ein, bringen den Palettenaufkleber gut sichtbar an der Palette an und stellen so die eindeutige Identifizierbarkeit der Ware sicher.

Gefahrstoffe müssen in unserem abschließbaren Giftschrank eingelagert werden.

Produkte, die gekühlt gelagert werden müssen (z. B. Bakterien), sind im dafür vorgesehenen Kühlschrank zu lagern. Die Temperatur des Kühlschranks ist mindestens einmal pro Monat zu messen und zu dokumentieren. Hierfür ist das Formblatt FB-LL-002 Temperaturkontrolle Kühlschrank zu verwenden.

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